PropTechs und ihre Tools mit ansprechenden Oberflächen und dem Versprechen von smarten digitalen Prozessen sind in aller Munde. Doch auf dem Weg zum smarten, digitalen Wohnungsunternehmen gibt es einige Aspekte, die bedacht werden müssen. Eine wesentliche Herausforderung liegt darin, aus der Vielzahl unterschiedlicher Anbieter und Tools das Passende herauszusuchen. Aber was ist eigentlich das Passende? Gibt es eine Universallösung für jedes Unternehmen? Die Antwort lautet wenig überraschend: nein. Denn so verschieden die einzelnen Tools und Systemanbieter sind, so verschieden sind auch die Wohnungsunternehmen und deren Systemwelten. Und hier machen häufig Details den Unterschied.

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Je besser die Anforderungsbeschreibung, desto zielgerichteter die IT-Unterstützung

Das Ziel ist meistens ein hoher Grad an Automatisierung durch workflowbasierte Prozesse, angepasst an den individuellen Bedarf des Unternehmens. Ein anspruchsvolles Unterfangen, denn die genaue Zieldefinition steht oftmals zu diesem Zeitpunkt noch aus. Am Anfang jedes Projektes steht daher eine konkrete Zielbeschreibung.

Es ist zunächst elementar, die Anforderungen an die Prozessunterstützung möglichst vollständig und systematisch zu erfassen. Dabei ist es hilfreich, wenn die betroffene Abteilung und die entsprechenden Schnittstellenabteilungen im ersten Schritt ihre Anforderungen in gemeinsamen Workshops beschreiben. Im nächsten Schritt überlegen wir gemeinsam mit unseren Kunden, wie genau eine Hilfestellung bei den konkreten Problemen in einem bestimmten Prozessschritt des Unternehmens aussehen könnte. Die Ideen zu einem passenden Soll-Zustand werden in dieser Phase ganz frei von konkreten Anbieterlösungen und ohne Denkverbote gesammelt.

Die IT ist stets eine Hilfe zur effizienten Bewältigung der Aufgaben, aber sollte nie der limitierende Faktor sein. Es gibt immer einen Weg. Aus einer Vielzahl von Vergleichsprojekten schöpfend, zeigt sich schnell, wo die Kernprobleme liegen, so dass eine Anforderungsliste abgleitet werden kann. Erst jetzt werden die einzelnen Themen priorisiert und bewertet sowie mit der vorhandenen IT-Struktur abgeglichen.

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Den Wald vor lauter Bäumen sehen können – oder: wie finde ich das richtige Tool?

Nicht immer ist die Anschaffung eines neuen Tools wirtschaftlich sinnvoll. Oftmals werden die bisherigen Tools nicht richtig genutzt und wichtige Funktionen bleiben außer Acht. Daher betrachten wir immer zunächst die bestehende Systemwelt und identifizieren nicht genutzte Potenziale. Erst dann lässt sich genau beschreiben, welche Lösung für welche Anforderung in welchem Prozess sinnvoll ist.

Für fast jeden Prozess und Prozessschritt gibt es ein Tool, eine smarte technische Lösung, und für jede kann man sich begeistern. Die Kunst liegt jedoch darin, in diesem großen Angebot den Überblick zu behalten und zu sehen, welche Tools aufeinander abgestimmt eine der Anforderungsliste entsprechenden Lösung bieten und wie wirtschaftlich deren Anschaffung ist. Jeder Anbieter versucht, mit seinem Tool genau ein Problem, einen Prozess, ein Teilziel oder eine Teilaufgabe optimal und effizient abzubilden. Oftmals kommen die Entwickler nicht aus der Wohnungswirtschaft und haben Mühe, die genauen Bedarfe der Mitarbeitenden zu erkennen und programmiertechnisch abzubilden. Besonderheiten wie Unternehmensform, Mieterschaft, Wohnungsmarkt, Nachfrage, öffentliche Bindungen werden außer Acht gelassen. Hier ist unser Knowhow gefragt: Wir übersetzen den Bedarf

der täglichen Arbeit in technische Systemanforderungen, vermitteln zwischen Produktanbietern und Anwender*innen und unterstützen beim Customizing der Tools, um optimale Lösungen für den individuellen Bedarf des Wohnungsunternehmens zu schaffen.